Checkliste

Fragebogen der Eigentümer zur Bestellung von Verwaltern

Hinweis: unter http://www.info-x.de/down-checkliste.htm können Sie diese Liste als PDF oder Microsoft Excel (TM) kostenlos downloaden.

Fragen einer Eigentümergemeinschaft an den sich bewerbenden Verwalter vor der Verwalterbestellung

Frage	erwünschte Antwort	Begründung	Wichtigkeit (1 = sehr wichtig, 2 = wichtig, 3 = weniger wichtig)
Üben Sie die Verwaltung haupt- oder nebenberuflich aus?	hauptberuflich	Erfahrung	1
Üben Sie die Verwaltung als natürliche oder juristische Person aus?		bei natürlicher Person persönliche Haftung mit dem gesamten Vermögen. Größere Unternehmen sind in der Regel juristische Personen	2
Bei natürlichen Personen Wie ist das Alter und der Familienstand? Was ist der erlernte Beruf? Ausgeübter Beruf? Welchen Befähigungs- und Qualifikationsnachweis haben Sie (kaufmännisch - rechtlich - technisch - bisherige Verwaltertätigkeit - Qualifikationsdiplom)?	Kaufmann der Grundstücks- und Wohnungswirtschaft oder Immobilienfachwirt oder Fachkaufmann für Wohnungseigentum oder vergleichbare Ausbildung	Qualifikation ist wichtig, da der Verwalterberuf nicht geschützt ist.	1
Bei juristischen Personen: Welche Rechtsform hat das Unternehmen? Wo ist der Stammsitz und wo der zuständige Sitz des Unternehmens? Welche Unterabteilungen (kaufmännisch - rechtlich - technisch) hat das Unternehmen? Ist das Unternehmen an anderen Verwaltungsunternehmen, Wohnungsunternehmen oder Bauträgerunternehmen beteiligt?	GmbH mit möglichst hohem Stammkapital, inländischer Sitz, evtl. mehrere Abteilungen Beteiligungen nur zur Information und Offenlegung	Verflechtungen können auch vorteilhaft sein, sie sollten jedoch immer offengelegt werden.	3
Wird außer der Verwaltung von Wohnungseigentum noch Miethausverwaltung, Maklertätigkeit oder Bauträgertätigkeit ausgeübt?	erweiterte Kenntnisse feststellen	Breite des Angebots (oder Verzettelung) erkennen	3
Welche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten nehmen Sie für den Tätigkeitsbereich des Verwalters wahr	Besuch von Fortbildungsveranstaltungen der Verbände (min. 2x im Jahr)	Erkennen, ob sich der Verwalter auf dem Laufenden hält.	2
Verwalten Sie noch andere Wohnungseigentumsobjekte und können Sie Referenzen aus diesem Bereich nachweisen?	Ja, Referenzen nennen	Referenzen sind immer gut. Aber auch nachprüfen!	2
Unter welcher Anschrift und Rufnummer ist das zuständige Verwalterbüro erreichbar?	Regionale Anschrift. Keine reine Postadresse.	Erreichbarkeit und lokale Nähe feststellen	3
Ist das Büro ständig besetzt?	Ja	Leistung und Grenzen des Verwalters erkennen	2
Liegen feste Bürozeiten vor und welche?	Ja, und zwar von xxx bis xxx	Zu diesen Zeiten anrufen und die Erreichbarkeit prüfen.	2
Sind Sie über Anrufbeantworter erreichbar?	Ja	Niemand kann immer erreichbar sein, aber eine Mindestorganisation muss gewährleistet sein.	2
Haben Sie feste Sprechstunden für Wohnungseigentümer?	muss nicht sein		3
Benutzen Sie den Musterverwaltervertrag des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter?	Ja	Vertrag ist von Prof. Dr. Bub (München) ausgearbeitet. Gute Verhandlungsunterlage	2
Sind Sie Mitglied im Dachverband Deutscher Immobilienverwalter e.V. oder einem seiner Regionalverbände?	Ja, und zwar im Verband xxx	Weiterbildungspflicht, Basiskontrolle	2
Wenn Sie einen eigenen Vertrag benutzen: a) Soll IHREM Vertrag ein besonderer Leistungskatalog zugefügt werden, der die Einzelleistung näher beschreibt? b) Welche Verwaltungsunterlagen fordert der Verwalter durch Zusatzkatalog zum Verwaltervertrag von der Eigentümergemeinschaft? c) Welche Zusatzleistungen will der Verwalter neben den Grundleistungen des Â§ 27 WEG übernehmen als â€¹Besondere LeistungenÂ« und zu welchem Vergütungssatz?	Ja, eigener Vertrag möglich	Klare Unterscheidung zwischen Grundleistungen und Zusatzleistungen sollte im Vertrag erkennbar sein.	3
Welche Berufshaftpflichtversicherung hat der Verwalter abgeschlossen und welche Deckungssummen stehen zur Verfügung für Personenschäden und andere Schäden?	Ja, Personenschäden ca. 1 Mio Euro, Sachschäden ca. 1 Mio Euro	Je höher desto besser	1
Vermögenshaftpflichtversicherung?	Ja, ca. 200.000 Euro	je höher, desto besser. Muss aber speziell für die Immobilienverwaltung abgeschlossen sein. Die normale Firmenhaftpflicht reicht da nicht.	1
Sachhaftpflichtversicherung?	Ja		2
Rechtsschutzversicherung?	-	nur zur Info	3
Welche Vergütung fordert der Verwalter für seine Leistung?	Vergütungen unter 17 Euro + MwSt sind kritisch zu bewerten	zu billig kann teuer werden.	2
Wird eine Anpassungsklausel gewünscht? Welche?	Ja, z.B. Inflationsrate, oder fester Prozentsatz	besser den Preis jährlich moderat anpassen, als alle 5 Jahre Preissprünge zu haben	3
Wird Mehrwertsteuer zusätzlich erhoben?	Ja	Achtung: wenn keine Mehrwertsteuer erhoben wird, handelt es sich wahrscheinlich im einen Kleingewerbetreibenden	2
Welcher Stundenlohnsatz wird für Zeithonorare in Ansatz gebracht?	40 - 75 Euro + MwSt		3
Aufteilung der Verwaltergebühr gleichmäßig auf Einheiten des Wohnungs- und Teileigentums?	Ja	Bei Flächen ab 200 qm kann man vereinbaren: xxx Euro je angefangene 200 qm Teileigentum	3
Fälligkeit der Verwaltergebühr?	Monatsanfang oder Monatsmitte ist üblich		3
Kündigungsfristen des Vertrages?	3 Monate	Kündigung muss in der Regel durch Mehrheitsbeschluss erfolgen.	3
Sollen Teilleistungen des Verwalters im Namen des Verwalters an Dritte übertragen werden (z. B. Technische Berater)?	teilweise	Teilweise zulässig, aber keine vollständige Übertragung ohne Zustimmung der Eigentümer	1
Soll die Verwalterbestellung eine kürzere Laufzeit als 5 Jahre haben?	differenziert	Politikersyndrom. Manche Verwalter denken nur so weit voraus, wie sie bestellt sind.	3
Verlängerungsklauseln bis 5 Jahre?	Ja, wenn kürzere Bestellzeit	OK	3
Bis wann werden die Wirtschaftspläne und Abrechnungen dem Verwaltungsbeirat zur Prüfung vorgelegt?	ca. 30.6. des neuen Jahres		2
Bis wann werden sie der Eigentümerversammlung zur Beschlußfassung vorgelegt?	30.9. des neuen Jahres		2
Werden die Buchungen der eingehenden Hausgelder und Zahlungen sowie die Ausgaben manuell oder über elektronische Datenverarbeitung (EDV) vor genommen?	EDV	ohne EDV geht heute garnichts mehr.	2
Hat der Verwalter eine eigene EDV-Anlage oder ist er einem Rechenzentrum angeschlossen?	-	Rechenzentrum: hohe Ausfallsicherheit, aber teurer	3
Ist der Verwalter bereit, ein bei der Eigentümergemeinschaft bereits eingeführtes Abrechnungsverfahren zu übernehmen oder will er nach seinem Buchungsverfahren arbeiten?	-	jeder Verwalter hat seine eigene Software. Die WEG sollte hier nicht unnötig eingreifen.	3
Bei welchen Geldinstituten unterhält der Verwalter die Konten für die einzelnen Eigentümergemeinschaften und die lnstandhaltungsrückstellungen ?	mündelsichere Bank	Negativbeispiel: Insolvenz der BFI Bank Dresden. Keine volle Absicherung der Rücklagengelder.	1
Wünscht der Verwalter die Teilnahme der Wohnungseigentümer am Lastschriftverkehr?	Ja	ist heute üblich	3
Wünscht der Verwalter von den Wohnungseigentümern Vollmachten? Welche?	Ja, Handlungsvollmacht	damit nicht immer der volle Vertrag vorgelegt werden muss.	3
Auch Vollmachten zur Geltendmachung rückständiger Hausgelder gerichtlich, außergerichtlich oder durch Einschaltung eines Anwalts?	Ja	wichtige Aufgabe des Verwalters	2
Welche Aufgaben übernimmt der Verwalter bei der Instandhaltung und Instandsetzung?	Objektbegehung, Mängel erkennen und Beseitigungsvorschläge zur Beschlussfassung unterbreiten	ggf. Einschaltung eines externen Ingenieurbüros bei Bedarf.	3
Führt der Verwalter periodische oder aperiodische Objektbegehungen zur Mängelfeststellung durch? Wann? Durch wen?	Ja, mindestens 1x im Jahr mit Protokoll	je öfter je besser, aber nicht übertreiben!	3
Wer vergibt Kleinreparaturen?	Verwalter, bzw. Objektbetreuer	der Beirat sollte ich nicht in alles einschalten	3
Wie informiert der Verwalter den Verwaltungsbeirat?	Kopie von Handwerkeraufträgen, Email		3
Bietet der Verwalter Beiratseminare an	-	kann auch durch Externe erfolgen	3
Welche unterstützenden Maßnahmen erwartet der Verwalter vom Verwaltungsbeirat?	Besprechung(en) zwischen den Versammlungen		3
Hat der Verwalter eine Email-Adresse und eine Internetpräsenz?	Ja	schnelle Information	3
Können die Eigentümer bestimmte Dokumente im Internet einsehen	Ja, ggf. passwortgeschützt	einfachere Information	3
Was ist der wesentliche Inhalt des Beschlusses des Bundesgerichtshofes vom 20.9.2000?	Kurzfassung: Mehrheitsbeschlüsse, welche gegen unabdingbare Bestimmungen des Wohnungseigentumsgesetzes oder der Teilungserklärung verstossen, sind nichtig.	Grundlage des Verwalterwissens. Ein Verwalter, der dieses Urteil nicht kennt, bildet sich ungenügend fort.	2

Quelle: Dipl. Kfm. Karlheinz Körner

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